Clubs

Qu'est-ce que l'affiliation?

L’affiliation à Waterpolo Québec (par l’intermédiaire du site web de Water Polo Canada) permet d’avoir accès aux activités régies par notre organisme et ceux de Water Polo Canada. De plus, les clubs et les personnes affiliés bénéficient de la protection des assurances de Water Polo Canada lors des entraînements et des compétitions.

Les affiliés sont membres de Waterpolo Québec et de Water Polo Canada. Waterpolo Québec perçoit a titre de mandataire la cotisation de Water Polo Canada et le sommes lui sont remises.

Période d'affiliation

La période d’affiliation commence le 1er septembre de chaque année et se termine le 31 août (sauf pour l’affiliation régionale par session). Affiliation est possible en tout temps pendant cette période. Le plus tôt est le mieux afin que la couverture d’assurances de Water Polo Canada soit effective dès le début des entraînements.

Catégories d'affiliation

Voici les différentes catégories d’affiliation de Waterpolo Québec expliquées:

  1. L’affiliation CLUB ANNUELLE est obligatoire pour tous les clubs ou équipes de la province.
  2. L’affiliation RÉGIONALE ANNUELLE s’adresse aux membres prenant part aux entraînements de leur équipe et aux membres évoluant au sein des ligues régionales (ex.: Ligue des pamplemousses) et événements régionaux.
  3. L’affiliation RÉGIONALE SESSION AUTOMNE / HIVER / ÉTÉ s’adresse aux membres âgés de 14 ans et moins seulement, prenant part aux entraînements de leur équipe et aux membres évoluant au sein des ligues régionales (ex.: Ligue des pamplemousses) et événements régionaux. Cette catégorie d’affiliation permet aux membres de s’affilier, à sa guise, pour une, ou pour plusieurs sessions.
    • La session d’automne débute le 1er septembre et se termine le 31 décembre.
    • La session d’hiver débute le 1er janvier et se termine le 30 avril.
    • La session d’été débute le 1er mai et se termine le 31 août.
  4. L’affiliation PROVINCIALE ANNUELLE s’adresse aux membres prenant part aux événements provinciaux (ex. Ligue des championnats québécois). Cette catégorie d’affiliation permet aussi de participer aux tournois provinciaux des autres provinces du Canada.
  5. L’affiliation NATIONALE ANNUELLE s’adresse aux membres évoluant sur les scènes nationale et internationale. Membres participants à l’Équipe du Québec, aux ligues nationales et à tous tournois nationaux et internationaux.
  6. L’affiliation INSTRUCTION permet aux membres qui ne vont pas participer à aucune compétition de bénéficier, à faible coût, de l’affiliation à Waterpolo Québec. Ce niveau d’affiliation ne donne accès qu’aux entraînements d’un club (aucun tournoi).
  7. L’affiliation BÉNÉVOLE est obligatoire pour les membres des conseils d’administration des clubs et pour toutes les personnes bénévoles prenant part aux événements sanctionnés par Waterpolo Québec. Cette affiliation est gratuite.
    • Il est très important d’affilier vos bénévoles! Ils seront ainsi assurés en cas d’incident ou d’accident lors d’un de nos événements (ou lors du transport vers un événement).

Les clubs sont facturés par Waterpolo Québec une première fois en janvier et une deuxième fois en mai. La facture finale est produite en septembre et son paiement sera conditionnel à l’activation des clubs pour la nouvelle saison.

Procédures d'affiliation d'un nouveau club

Pour affilier un nouveau club, il suffit de compléter les fichiers ci-bas. Sur réception des tableaux dûment remplis, Waterpolo Québec sera en mesure de compléter l’affiliation et de créer un profil de club et d’utilisateur de club dans la base de données des membres.

Formulaire d’affiliation du club

Formulaire d’inscription de l’utilisateur du club

Une fois les profils de club et d’utilisateur de club activés, il sera possible d’affilier les membres à l’adresse suivante : http://fwpq.goalline.ca

Informations importantes pour l'affiliation des membres

Voici des spécifications importantes quant au fonctionnement de la base de données d’affiliation :

  • Si un membre s’inscrit auprès de votre club, et a déjà joué au water-polo pour un club canadien dans les 5 dernières années, son profil existe déjà sur la base de données, merci de ne pas lui créer un nouveau profil. Veuillez simplement nous contacter avec le formulaire ci-bas complété. Nous nous occuperons du transfert, après avoir demandé l’accord du club d’origine.
  • Si vous ne connaissez pas l’historique de votre membre, et que lorsque vous tentez de lui créer un profil, la base de données vous avertit que ce membre existe déjà, merci de ne pas modifier l’orthographe du nom afin de réussir à lui créer un profil quand même. Veuillez simplement nous contacter avec le formulaire ci-bas complété et nous nous occuperons du transfert, après avoir demandé l’accord du club d’origine.

Formulaire de transfert de membre

Procédure pour créer une signature électronique dans Adobe Acrobat

  • Il est très important d’inscrire les bonnes informations au profil du membre (nom exact, date de naissance, adresse courriel valide, numéro de téléphone principal). Les informations qui se trouvent sur la base de données permettent au membre d’être assuré; les informations doivent donc être véridiques et valides. À cet effet, nous vous recommandons d’utiliser les informations apparaissant sur la carte d’assurance maladie de vos membres, vous êtes ainsi assuré d’avoir la bonne orthographe du nom et la bonne date de naissance.
Accès à la basse de données
Guides d'utilisation de la base de données

Le guide des affiliations (système d’adhésion des inscrits pour les clubs) est mis à votre disposition par Water Polo Canada et contient toutes les informations nécessaires à l’affiliation de votre club et de vos membres.

Vous serez aussi en mesure de créer et de gérer des événements sur ce site. Le guide de gestion des événements (système de gestion des événements pour les clubs) en explique la procédure.

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions!